Fișă post operator facturare

Leave a Comment / Evaluare și Management / By

Date generale:

  • Denumire post: Operator Facturare
  • Locație: _____________
  • Departament: Financiar-Contabil
  • Șef ierarhic direct: _____________
  • Tip contract: _____________
  • Perioadă de probă: _____________
  • Data: _____________

Scopul postului:

Scopul principal al postului de operator facturare este de a asigura întocmirea corectă și la timp a facturilor pentru serviciile prestate sau produsele livrate, conform procedurilor interne și legislației în vigoare. De asemenea, operatorul va gestiona relațiile cu clienții din punct de vedere financiar și va colabora strâns cu departamentele de vânzări, logistică și financiar-contabilitate pentru a asigura o bună desfășurare a procesului de facturare și încasare a sumelor datorate.

Responsabilități principale:

  1. Întocmirea și emiterea facturilor:
    • Crearea și validarea facturilor pe baza documentelor de livrare, comenzii sau altor documente justificative.
    • Emiterea facturilor pentru clienți conform termenelor convenite și în conformitate cu procedurile interne.
    • Asigurarea corectitudinii datelor de pe facturi, inclusiv detalii despre produse/servicii, prețuri, cantități, termeni de plată, date fiscale și informații suplimentare necesare.
  2. Gestionarea documentelor financiare:
    • Arhivarea și păstrarea documentelor justificative legate de facturare, conform reglementărilor legale.
    • Întocmirea și actualizarea documentelor aferente procesului de facturare: facturi proforme, documente de livrare, bonuri fiscale, ordine de plată.
    • Verificarea și corectarea eventualelor discrepanțe între documentele de livrare și facturile emise.
  3. Comunicarea cu clienții:
    • Coordonarea cu departamentul de vânzări și relații cu clienții pentru a asigura conformitatea facturii cu contractele semnate și termenele stabilite.
    • Răspunsul prompt la întrebările clienților privind facturarea, termenele de plată și eventualele corecturi necesare.
    • Informarea clienților despre termenele de plată și urmărirea plăților în termenul stabilit.
  4. Gestionarea încasărilor și plăților:
    • Colaborarea cu departamentul financiar-contabil pentru verificarea și înregistrarea plăților primite în conturile companiei.
    • Actualizarea bazei de date cu informațiile de plată și emiterea chitanțelor și altor documente fiscale necesare.
    • Monitorizarea soldurilor și raportarea eventualelor întârzieri sau discrepanțe în plățile clienților.
  5. Rapoarte și statistici:
    • Generarea de rapoarte periodice privind statusul facturilor emise, plățile înregistrate și încasările restante.
    • Realizarea de analize și statistici periodice privind fluxurile financiare din activitatea de facturare.
    • Participarea la întocmirea rapoartelor financiare lunare și anuale, conform cerințelor departamentului financiar-contabil.
  6. Actualizarea și gestionarea bazei de date:
    • Menținerea și actualizarea corectă a bazei de date cu clienți, informații de plată și detalii de facturare.
    • Actualizarea informațiilor referitoare la conturile bancare, datele de contact ale clienților și alte informații relevante pentru procesul de facturare.
  7. Respectarea normelor legale și procedurilor interne:
    • Asigurarea respectării reglementărilor fiscale și a normelor contabile în vigoare privind facturarea și încasarea plăților.
    • Aplicarea procedurilor interne privind protecția datelor personale și confidențialitatea informațiilor financiare.
    • Participarea la instruirile și sesiunile de informare privind noile reglementări legale și actualizările interne.

Cerinte:

  1. Studii și experiență:
    • Diplomă de studii superioare sau medii, de preferat în domeniul economic sau financiar-contabil.
    • Experiență de minim 1 an într-un post similar, în domeniul facturării sau contabilității.
  2. Cunoștințe tehnice și abilități:
    • Cunoștințe de utilizare a programelor de facturare și contabilitate (de exemplu: SAP, SAGA, WinMentor, etc.).
    • Cunoștințe avansate de operare PC (Microsoft Office, în special Excel).
    • Cunoștințe de legislație fiscală și contabilă (TVA, impozite, norme contabile).
    • Capacitate de a înțelege și aplica proceduri interne și reglementări legale.
  3. Abilități personale:
    • Atitudine orientată către detalii și precizie.
    • Abilități excelente de comunicare și relaționare cu clienții.
    • Capacitate de gestionare a mai multor sarcini simultan și respectarea termenelor limită.
    • Abilitatea de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă.
    • Discreție și respectarea confidențialității informațiilor financiare.

Beneficii:

  • Salariu motivant, conform experienței și performanțelor.
  • Oportunități de dezvoltare profesională și formare continuă.
  • Pachet de beneficii (abonament medical, tichete de masă, etc.).
  • Mediu de lucru dinamic și profesionist.

Semnătura angajatorului:

Semnătura angajatului:

Chat