Asistent Personal
I. Informații generale
1. Denumirea postului: Asistent Personal
2. Departament: ___________
3. Locul de muncă: ___________
4. Raportează către: ___________
5. Data începere: ___________
II. Scopul postului:
Asistentul Personal are rolul de a sprijini activitățile zilnice ale persoanei sau echipei aflate în subordine, prin gestionarea agendei, organizarea programului și asigurarea unei bune comunicări interne și externe. De asemenea, se va ocupa de realizarea unor sarcini administrative, logistice și de suport personalizat, conform necesităților identificate.
III. Responsabilități principale:
- Managementul programului zilnic:
- Organizarea și gestionarea calendarului zilnic al persoanei pentru care lucrează, inclusiv stabilirea întâlnirilor, coordonarea călătoriilor, evenimentelor și întâlnirilor de afaceri.
- Coordonarea programului și activităților externe, gestionând eficient timpul pentru a respecta termenele-limită și prioritățile.
- Asigurarea că persoanele relevante sunt informate despre programul stabilit și se respectă timpii alocați pentru fiecare activitate.
- Comunicare și relaționare:
- Preluarea și filtrarea apelurilor telefonice, e-mailurilor și altor solicitări, răspunzând sau direcționându-le către persoanele corespunzătoare.
- Pregătirea și trimiterea corespondenței oficiale, a rapoartelor și documentelor administrative.
- Menținerea legăturii între angajați, parteneri de afaceri, clienți și diverse instituții externe.
- Suport administrativ:
- Organizarea și gestionarea documentelor importante, arhivarea acestora conform procedurilor interne.
- Asigurarea unui flux continuu de informații între diversele departamente sau echipe.
- Supravegherea și actualizarea bazelor de date cu informații relevante pentru activitatea zilnică.
- Suport în activitățile zilnice:
- Asigurarea suportului administrativ pentru întâlniri și călătorii, inclusiv rezervări de bilete, hoteluri, transport, etc.
- Coordonarea și gestionarea sarcinilor personale, cum ar fi cumpărături, aranjamente pentru evenimente sau activități speciale.
- Confidențialitate și securitatea informațiilor:
- Protejarea datelor și informațiilor sensibile, conform reglementărilor interne privind confidențialitatea.
- Respectarea politicii de securitate și protecția datelor cu caracter personal în toate activitățile desfășurate.
IV. Cerințe:
- Studii:
- Absolvent al unei facultăți, preferabil în domeniul administrativ, secretariat sau domenii conexe.
- Experiență:
- Experiență anterioară de minim 1-2 ani în domeniul secretariatului, asistentei personale sau într-un rol similar este un avantaj.
- Cunoașterea proceselor administrative și a instrumentelor de gestionare a programului este necesară.
- Competențe:
- Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
- Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termenele-limită.
- Abilități de multitasking și gestionare a mai multor sarcini simultan.
- Capacitatea de a păstra confidențialitatea și de a gestiona informații sensibile.
- Cunoașterea avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Limbi străine:
- Cunoașterea unei limbi străine este un avantaj, în special limba engleză.
V. Abilități personale:
- Abilități excelente de organizare și prioritizare a sarcinilor.
- Capacitatea de a lucra într-un mediu dinamic, cu un grad ridicat de flexibilitate.
- Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor rapide și eficiente.
- Abilități interpersonale puternice și diplomatie.
- Atitudine proactivă și orientată către soluții.
VI. Condiții de muncă:
- Program de lucru:
- Program de lucru full-time, de luni până vineri, cu ore de lucru flexibile în funcție de necesitățile persoanei pentru care se lucrează.
- Locație:
- Locul de muncă poate implica deplasări ocazionale în afaceri sau pentru diverse întâlniri externe.
- Beneficii:
- Pachet salarial competitiv, în funcție de experiență și performanță.
- Posibilitatea de a participa la cursuri de formare profesională.
- Alte beneficii conform politicii interne a companiei.
VII. Relatii de subordonare:
Asistentul Personal va lucra sub îndrumarea directă a ___________ și va colabora cu diverse departamente și echipe interne, precum și cu parteneri externi.
VIII. Evaluarea performanței:
Performanța angajatului va fi evaluată periodic, pe baza rezultatelor obținute în realizarea sarcinilor stabilite, a respectării termenelor și a feedback-ului din partea echipei și a superiorilor.
Semnătura angajatului: _______________
Semnătura angajatorului: _______________
Data: _______________