Asistent Manager
I. Informații Generale
- Nume post: Asistent Manager
- Cod post: _____________
- Departament: _____________
- Locație: _____________
- Superior ierarhic: Manager General / Director Executiv
- Data întocmirii: _____________
- Revizuirea fisei postului: _____________
II. Scopul General al Postului
Asistentul Manager are rolul de a sprijini activitățile manageriale ale companiei prin coordonarea și gestionarea sarcinilor administrative și de secretariat, facilitând fluxul de informații între diferitele departamente și contribuind la implementarea eficientă a strategiilor organizaționale. De asemenea, va asista managerul în activitățile zilnice, va organiza întâlniri, va gestiona documentele și va asigura buna funcționare a biroului.
III. Responsabilități și Sarcini Principale
- Gestionarea corespondenței și a documentelor:
- Primirea, înregistrarea, sortarea și arhivarea corespondenței interne și externe.
- Redactarea, revizuirea și editarea documentelor oficiale (rapoarte, comunicări, prezentări etc.).
- Asigurarea fluxului de documente între departamente și gestionarea distribuției acestora către persoanele relevante.
- Suport administrativ și logistic:
- Organizarea întâlnirilor și a deplasărilor managerului (rezervarea sălilor, bilete de transport, cazare).
- Coordonarea programului zilnic al managerului, inclusiv stabilirea întâlnirilor și gestionarea agendei acestuia.
- Asigurarea că toate materialele și echipamentele necesare sunt disponibile pentru activitățile zilnice.
- Asistență în activități de management:
- Participarea activă la pregătirea și implementarea strategiei companiei.
- Asigurarea unui flux de informații eficient între manager și angajați.
- Pregătirea de rapoarte și analize solicitate de către manager, adunând informații din diverse departamente.
- Gestionarea relațiilor externe:
- Comunicarea cu clienți, furnizori și alte părți interesate în numele managerului.
- Organizarea și participarea la evenimente externe, conferințe, întâlniri de afaceri.
- Mentenanța și actualizarea bazei de date cu contacte externe.
- Mentenanța biroului și gestionarea resurselor:
- Monitorizarea necesarului de consumabile și echipamente pentru birou, efectuând comenzile necesare.
- Organizarea spațiilor de lucru, menținerea unui mediu de lucru ordonat și eficient.
- Supravegherea activităților administrative de rutină, cum ar fi copierea, scanarea, faxarea documentelor.
- Asistență în managementul financiar:
- Întocmirea de rapoarte financiare de bază, urmărirea cheltuielilor, gestionarea documentelor contabile.
- Suport în pregătirea bugetului și înregistrarea cheltuielilor de birou.
- Activități de coordonare și supraveghere a echipei:
- Suport în gestionarea echipelor interne, asigurându-se că sunt respectate termenele și livrabilele.
- Îndeplinirea sarcinilor administrative referitoare la personal (ex: recrutare, managementul concediilor și al absenteismului).
IV. Cerințe
- Studii și formare:
- Studii superioare finalizate în domeniul administrativ, management sau alte domenii relevante.
- Cursuri de formare suplimentare în domeniul managementului, secretariatului sau al domeniilor conexe reprezintă un avantaj.
- Experiență profesională:
- Experiență minimă de 2-3 ani în domeniul administrativ sau asistență managerială.
- Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor și al resurselor interne ale companiei.
- Cunoștințe și abilități:
- Cunoștințe avansate de operare a pachetului MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Abilități excelente de organizare și gestionare a timpului.
- Competențe excelente de comunicare verbală și scrisă.
- Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termenele limită.
- Capacitatea de a păstra confidențialitatea informațiilor și a activităților interne.
V. Așteptări și Obiective
- Obiective pe termen scurt:
- Adaptarea rapidă în cadrul echipei de management și înțelegerea proceselor administrative interne.
- Implementarea unui sistem eficient de gestionare a documentelor și a corespondenței.
- Obiective pe termen lung:
- Contribuirea activă la îmbunătățirea fluxurilor de lucru și la eficientizarea activităților administrative ale companiei.
- Dezvoltarea competențelor de leadership și coordonare a echipelor interne.
VI. Condiții de Muncă
- Program de lucru: Luni – Vineri, de la 9:00 la 18:00 (cu posibile ajustări în funcție de cerințele companiei).
- Locul de muncă: Birou situat în _____________.
- Beneficii:
- Tichete de masă.
- Abonament la servicii medicale private.
- Posibilități de dezvoltare profesională (traininguri, cursuri).
- Alte beneficii, conform politicii companiei.
VII. Relații Ierarhice și Colaborări
- Se raportează direct la Managerul General / Director Executiv.
- Colaborează zilnic cu echipele de vânzări, resurse umane, marketing și alte departamente interne.
VIII. Semnătura și Confirmarea
Angajatul: ____________________________
Data: ____________________________
Managerul: ____________________________
Data: ____________________________