I. Informații generale:
- Numele postului: Administrator Asociație Proprietari
- Departament: Administrativ
- Locație: _____________
- Data elaborării: _____________
- Data ultimei revizuiri: _____________
II. Scopul general al postului:
Administratorul Asociației de Proprietari are rolul de a asigura managementul zilnic al activităților administrative, tehnice și financiare ale asociației, conform legislației în vigoare și regulamentului intern al asociației. Acesta coordonează toate activitățile care privesc întreținerea, gestionarea și funcționarea corespunzătoare a imobilului sau a complexului rezidențial, în beneficiul tuturor proprietarilor.
III. Responsabilități principale:
- Management financiar:
- Redactează și gestionează bugetul anual al asociației de proprietari, inclusiv stabilirea cotelor de întreținere și a cheltuielilor comune.
- Înregistrează și păstrează documentele financiare (facturi, chitanțe, extrase de cont etc.), asigurându-se că acestea sunt corect arhivate.
- Monitorizează colectarea cotizațiilor lunare de la proprietari, implementează măsuri de recuperare a creanțelor și întocmește rapoarte periodice privind situația financiară.
- Efectuează plăți către furnizori și servicii (utilități, întreținere, reparații etc.), conform termenelor stabilite.
- Coordonarea activităților administrative:
- Organizează și coordonează întâlnirile periodice ale adunării generale a proprietarilor, asigurându-se că toate aspectele importante sunt discutate și documentate.
- Actualizează și gestionează registrele asociației (registrul de intrare/ieșire documente, registre de procese verbale, registrele de evidență a consumurilor de utilități).
- Colaborează cu furnizorii de servicii și prestatorii de lucrări pentru întreținerea și reparațiile imobilului (de ex. servicii de salubritate, energie electrică, apă etc.).
- Se asigură că imobilul respectă toate normele de securitate, sănătate și siguranță în muncă, legislația privind protecția mediului și alte reglementări aplicabile.
- Comunicare și relaționare:
- Menține o comunicare eficientă între proprietari, comitetul executiv și autoritățile locale, fiind punctul de legătură pentru orice problemă sau solicitare.
- Răspunde la solicitările proprietarilor privind diferite aspecte administrative, tehnice sau financiare, oferind soluții și informații corecte.
- Înregistrează sesizările și plângerile proprietarilor și le soluționează conform regulilor interne ale asociației, informându-i despre măsurile luate.
- Gestionarea documentelor:
- Întocmește și semnează documente oficiale ale asociației, inclusiv contracte cu prestatori de servicii și furnizori.
- Păstrează un inventar al tuturor bunurilor comune ale asociației, inclusiv echipamentele și materialele aflate în administrare.
- Asigură arhivarea corectă a documentelor administrative (contracte, procese verbale, rapoarte financiare, acte de întreținere).
- Întreținerea și gestionarea imobilului:
- Monitorizează starea fizică a clădirii și a instalațiilor comune (lifting, instalații sanitare, electrice, etc.), asigurându-se de buna lor funcționare.
- Planifică și supraveghează lucrările de întreținere curentă, reparații și renovare a imobilului, conform necesităților și disponibilităților financiare.
- Organizează acțiuni periodice de curățenie, igienizare și verificare a spațiilor comune.
- Colaborează cu firmele de întreținere pentru efectuarea de lucrări tehnico-edilitare.
- Raportări și documentație legală:
- Întocmește rapoarte financiare, rapoarte de activitate și rapoarte de întreținere, care sunt prezentate la adunările generale ale proprietarilor.
- Monitorizează și implementează toate măsurile stabilite de adunarea generală, conform hotărârilor adoptate.
- Asigură respectarea legislației privind administrarea asociațiilor de proprietari și a reglementărilor locale.
- Supraveghează executarea hotărârilor judecătorești, dacă este cazul, în legătură cu recuperarea datoriilor sau alte acțiuni legale.
IV. Cerințe minime:
- Studii: Minim studii medii, preferabil cursuri de formare în domeniul administrării asociațiilor de proprietari.
- Experiență: Experiență relevantă în administrarea imobilelor sau în domenii similare (de preferat 2-3 ani).
- Abilități:
- Cunoștințe fundamentale de legislație privind asociațiile de proprietari.
- Abilități de organizare și coordonare.
- Abilități excelente de comunicare și relaționare interpersonale.
- Capacitate de lucru cu documente și software financiar-administrativ (Excel, programe de contabilitate, etc.).
- Alte cerințe: Să aibă bune abilități de rezolvare a problemelor și o atitudine proactivă.
V. Condiții de muncă:
- Program de lucru: _______ ore pe săptămână, de la _______ la _______.
- Salariu: Conform politicii interne a asociației și reglementărilor legale.
- Beneficii: _______.
VI. Răspunderea postului:
Administratorul este responsabil pentru gestionarea eficientă a tuturor aspectelor administrative și financiare ale asociației, respectând normele legale și regulamentele interne ale acesteia. Neîndeplinirea sarcinilor sau gestionarea defectuoasă a problemelor poate conduce la sancțiuni, inclusiv la încetarea contractului de muncă.
VII. Ierarhie:
Administratorul raportează către Președintele Asociației de Proprietari sau către Comitetul Executiv al Asociației.