Număr Fişă: ________________________
Data întocmirii: ________________________
1. INFORMAȚII DESPRE ORGANIZAȚIE:
- Numele organizației: ________________________
- Adresă: ________________________
- Telefon: ________________________
- Email: ________________________
- Persoana responsabilă: ________________________
2. INFORMAȚII DESPRE NECONFORMITATE:
- Numărul neconformității: ________________________
- Descrierea neconformității:
În această secțiune se va descrie în mod detaliat natura neconformității identificate, incluzând aspectele de nerespectare a cerințelor legale, interne sau externe. Se va menționa produsul/serviciul afectat, procesul implicat, procedurile nerespectate, precum și eventualele abateri față de normele de calitate sau reglementările aplicabile.
Exemple de neconformități pot include, dar nu se limitează la: deficiențe în producție, documentație incompletă, neconformități de produs, nerespectarea cerințelor de mediu sau de securitate.
3. DATA ȘI LOCUL IDENTIFICĂRII NECONFORMITĂȚII:
- Data identificării: ________________________
- Locul identificării: ________________________
Se va preciza locația exactă în care a fost observată neconformitatea (de exemplu: în cadrul unui audit intern, în timpul procesului de producție, în timpul unui control extern etc.).
4. EVALUAREA RISCULUI:
În această secțiune se va face o evaluare a riscurilor asociate neconformității identificate. Se va analiza impactul asupra:
- Siguranței lucrătorilor: Este posibil ca neconformitatea să pună în pericol siguranța angajaților?
- Calității produsului/serviciului: Cum afectează neconformitatea produsul final sau serviciul livrat clientului?
- Mediului: Există un risc de poluare sau de deteriorare a mediului?
- Reputației organizației: Cum poate influența această neconformitate imaginea și reputația organizației?
- Reglementărilor legale: Neconformitatea încalcă reglementările legale sau de conformitate specifice industriei?
5. ANALIZA CAUZEI PRINCIPALE:
Aici se va analiza cauza principală a neconformității identificate, în urma unei analize de tip „Cauza rădăcină” (Root Cause Analysis). Aceasta poate include:
- Lipsa instruirii personalului
- Proceduri neactualizate
- Defecțiuni de echipamente
- Comunicarea deficitară între departamente
- Factori externi, cum ar fi furnizori neregulați
- Probleme legate de design sau de proces
6. ACȚIUNI CORECTIVE IMEDIATENECESARE:
În această secțiune se vor descrie acțiunile corective necesare pentru a remedia neconformitatea în cel mai scurt timp posibil, astfel încât să se restabilească conformitatea și să se minimizeze impactul asupra organizației și produsului.
Exemple de acțiuni corective pot include:
- Repararea sau înlocuirea echipamentului defect
- Retragerea produselor neconforme
- Instruirea personalului asupra procedurilor corecte
- Actualizarea documentației sau proceselor interne
7. ACȚIUNI PREVENTIVE PENTRU EVITAREA REPETĂRII:
Se vor descrie măsurile preventive care vor fi implementate pentru a preveni recurența aceleași neconformități în viitor. Aceste măsuri pot include:
- Îmbunătățirea procedurilor de control intern
- Audituri periodice și controale de calitate suplimentare
- Instruirea continuă a personalului
- Revizuirea și optimizarea proceselor de producție
- Monitorizarea mai atentă a furnizorilor
8. PLANUL DE IMPLEMENTARE A MĂSURILOR CORECTIVE ȘI PREVENTIVE:
În această secțiune se va prezenta un plan detaliat cu termene clare și responsabilități specifice pentru implementarea măsurilor corective și preventive.
- Măsură corectivă: ________________________
- Responsabil: ________________________
- Termen limită: ________________________
- Măsură preventivă: ________________________
- Responsabil: ________________________
- Termen limită: ________________________
9. URMĂRIREA EFECTELOR MĂSURILOR IMPLEMENTATE:
După implementarea măsurilor corective și preventive, se va stabili un plan de monitorizare a eficienței acestora. În această secțiune se vor detalia metodele prin care se va evalua dacă măsurile adoptate au fost eficiente și dacă au fost remediată în totalitate neconformitatea.
- Metoda de monitorizare: ________________________
- Responsabil: ________________________
- Perioadă de urmărire: ________________________
10. CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI:
În această secțiune se vor face observații finale asupra procesului de gestionare a neconformității, incluzând eventuale recomandări pentru îmbunătățirea procesului general de management al calității sau pentru prevenirea altor neconformități similare.
11. SEMNĂTURI:
- Persoana care a întocmit fișa: ________________________
- Semnătura: ________________________
- Persoana responsabilă pentru implementarea măsurilor corective: ________________________
- Semnătura: ________________________
- Data: ________________________