1. Date generale:
- Nume unitate economică: _______________
- Tipul unității: _______________ (societate comercială, instituție publică, alt tip de entitate)
- Locație: _______________ (adresa sediului)
- Număr de înregistrare: _______________
- Cod fiscal: _______________
- Data întocmirii fișei de inventar: _______________
- Perioada de inventariere: _______________ (ex. 01.01.20__ – 31.12.20__)
2. Detalii inventar:
Fișa de inventar cuprinde detaliile tuturor bunurilor mobile și imobile aflate în gestiunea unității, cu scopul de a asigura o evidență exactă și completă a stocurilor, echipamentelor și altor resurse aflate în proprietatea sau utilizarea acesteia.
3. Obiective:
- Verificarea corectitudinii și a valorii bunurilor înregistrate în evidențele contabile
- Validarea existenței fizice a bunurilor
- Confirmarea stării tehnice și funcționale a bunurilor
- Verificarea integrității și siguranței bunurilor aflate în gestiune
4. Lista bunurilor inventariate:
| Nr. Crt. | Denumirea bunului | Codul de inventar | Tipul bunului | Cantitatea | U.M. (unitate măsură) | Valoare unitară (lei) | Valoare totală (lei) | Locația bunului | Stare tehnică | Observații |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Laptop Lenovo ThinkPad | 123456789 | Echipament | 5 | buc. | 2,500.00 | 12,500.00 | Birou IT | Bună | Funcționează perfect |
| 2 | Birou de lucru | 987654321 | Mobilier | 20 | buc. | 800.00 | 16,000.00 | Birou administrativ | Bună | Fără defecte vizibile |
| 3 | Televizor Samsung 50″ | 246813579 | Echipament | 2 | buc. | 3,000.00 | 6,000.00 | Sală de ședințe | Bună | Utilizat ocazional |
| 4 | Scanner HP LaserJet | 741258963 | Echipament | 3 | buc. | 1,200.00 | 3,600.00 | Birou IT | Bună | Necesită toneri noi |
| 5 | Măsuță de cafea | 369852147 | Mobilier | 10 | buc. | 150.00 | 1,500.00 | Sală de așteptare | Bună | Fără defecte structurale |
5. Descrierea procedurii de inventariere:
- Planificare: Se stabilește data și intervalul orar al inventarierii, se desemnează comisia de inventariere, se repartizează responsabilitățile.
- Verificare: Se efectuează verificarea fizică a fiecărui bun din lista de inventar, se compară cu înregistrările din evidențele contabile și se înregistrează discrepanțele (dacă există).
- Evaluare: Bunurile se evaluează conform stării lor tehnice și economice, în conformitate cu procedurile interne și reglementările fiscale în vigoare.
- Raportare: Se întocmește un raport de inventariere care să reflecte rezultatele verificării și orice ajustări necesare în evidențele contabile.
- Validare: Raportul de inventariere este validat de conducerea unității și se iau măsuri pentru corectarea eventualelor nereguli.
6. Proceduri de ajustare: În cazul în care sunt constatate diferențe între stocurile fizice și cele înregistrate în evidențele contabile, se vor lua măsuri de ajustare conform procedurilor interne, inclusiv:
- Întocmirea unui proces-verbal de constatare a diferențelor
- Stabilirea cauzelor diferențelor (ex. pierderi, furturi, erori de evidență)
- Corectarea evidenței contabile
7. Responsabilități:
- Comisia de inventariere: Responsabilă de efectuarea inventarierii efective, raportarea diferențelor și întocmirea documentelor aferente.
- Departamentul contabil: Responsabil de corectarea înregistrărilor contabile și de evidențierea oricăror ajustări în raportul financiar anual.
- Conducerea unității: Responsabilă de aprobarea raportului final și de implementarea măsurilor de îmbunătățire a gestionării bunurilor.
8. Concluzii și recomandări:
După finalizarea procedurii de inventariere, comisia va întocmi un raport final care va conține:
- Rezultatele inventarierii
- Recomandări pentru îmbunătățirea managementului bunurilor
- Propuneri de îmbunătățire a procedurilor interne de evidență a bunurilor
9. Documente însoțitoare:
- Proces-verbal de inventariere
- Raport de evaluare a bunurilor
- Procese verbale de constatare a diferențelor (dacă există)
- Documente justificative pentru ajustările contabile
Semnătura comisiei de inventariere:
Comisia a fost compusă din următoarele persoane:
- _______________ (Nume și funcție)
- _______________ (Nume și funcție)
- _______________ (Nume și funcție)
Semnătura conducătorului unității:
______________ (Nume și funcție)
Data: _______________
Această fișă de inventar poate fi adaptată și completată în funcție de specificul fiecărei unități, de numărul de bunuri și de tipologia acestora.