Nr. ____________ din ___________
Către:
__________ (numele complet al persoanei desemnate)
Funcția: ____________
Având în vedere:
- prevederile Legii nr. 215/2001 privind administrația publică locală, cu modificările și completările ulterioare;
- Regulamentele și procedurile interne în vigoare la nivelul instituției;
- necesitatea asigurării continuității activității administrative și a respectării termenelor legale,
- faptul că persoana desemnată (_____________) are competențele și pregătirea necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor prevăzute mai jos,
- faptul că ________________ se află în imposibilitatea de a îndeplini temporar atribuțiile în cadrul instituției,
- altele.
DISPUN:
Se deleagă, începând cu data ___________, atribuțiile următoare către ____________ (numele complet al persoanei desemnate), în calitatea sa de secretar general al instituției:
- Coordonarea activității administrative:
- Supervizează desfășurarea activităților administrative și asigură buna funcționare a structurii interne a instituției.
- Coordonează și monitorizează activitatea personalului administrativ și colaborează cu toate departamentele pentru asigurarea implementării eficiente a strategiilor instituționale.
- Pregătirea și organizarea ședințelor:
- Organizează, împreună cu conducerea instituției, ședințele consiliului local / județean / alt for decizional, asigurându-se că toate documentele relevante sunt întocmite și prezentate în timp util.
- Asigură convocarea și notificarea tuturor participanților la ședințele autorităților delibera-tive ale instituției.
- Redactează procesele-verbale și hotărârile ședințelor, respectând procedurile legale aplicabile.
- Elaborarea actelor administrative:
- Inițiază, întocmește și semnează proiectele de acte administrative necesare derulării activităților instituției, inclusiv hotărâri, dispoziții, decizii și alte acte de autoritate.
- Se asigură că toate actele administrative sunt conforme cu legislația în vigoare și că sunt adoptate în termenul legal.
- Gestionarea documentelor oficiale:
- Supervizează fluxul de documente în instituție, inclusiv corespondența internă și externă, asigurându-se că documentele ajung la destinație într-un termen rezonabil.
- Verifică și semnează documentele care urmează a fi trimise autorităților publice sau altor entități relevante.
- Administrează arhiva documentelor instituției, conform reglementărilor legale, și organizează sesiuni periodice de arhivare.
- Relația cu instituțiile externe:
- Asigură comunicarea eficientă cu autoritățile publice centrale și locale, precum și cu alte instituții sau organizații cu care colaborează instituția.
- Reprezintă instituția în relațiile cu terții, atât în cadrul formal cât și informal, în scopul promovării intereselor instituției.
- Asigurarea transparenței și informării publicului:
- Se ocupă de organizarea și gestionarea site-ului web al instituției, publicând informațiile relevante pentru publicul larg, conform legislației privind transparența decizională.
- Colaborează cu departamentele de comunicare pentru promovarea activităților instituției prin diverse canale de informare publică.
- Monitorizarea respectării legislației:
- Monitorizează respectarea legislației în vigoare în domeniul administrației publice locale și al actelor normative aplicabile activității instituției.
- Propune măsuri pentru prevenirea eventualelor nereguli sau încălcări ale legii în activitatea curentă a instituției.
- Responsabilități legate de resursele umane:
- Colaborează la elaborarea și implementarea strategiilor privind managementul resurselor umane, inclusiv recrutarea, formarea și evaluarea personalului administrativ.
- Se asigură de implementarea măsurilor disciplinare, acolo unde este cazul, în conformitate cu reglementările interne ale instituției.
Termenul de delegare:
Delegarea acestor atribuții se face pe o perioadă de ___________ (de exemplu: 3 luni), începând cu data de ____________, și poate fi revocată sau prelungită, în funcție de necesitățile instituției sau în urma unei noi evaluări.
Notificare:
Persoana desemnată să îndeplinească aceste atribuții va respecta termenele și procedurile stabilite de legislația în vigoare și de regulamentele interne ale instituției. Îndeplinirea atribuțiilor de mai sus va fi monitorizată și evaluată periodic de conducerea instituției.
Încheiere:
În cazul în care persoana desemnată nu poate îndeplini aceste atribuții, delegarea poate fi revocată printr-o altă dispoziție, iar noile atribuții vor fi redistribuite în cadrul instituției.
Semnătura:
(semnătura persoanei care emite dispoziția)
(semnătura persoanei desemnate)
Data: ____________