Nr. ___________ / ___________
În conformitate cu prevederile legale și procedurile interne ale instituției, se dispune efectuarea inventarierii tuturor bunurilor și valorilor aflate în administrarea _____________, în scopul actualizării evidenței contabile, verificării stocurilor și confirmării existenței acestora.
I. OBIECTIVUL INVENTARIERII
Inventarierea se realizează pentru a verifica realitatea și exactitatea datelor înregistrate în evidențele contabile ale _____________, prin confruntarea stocurilor fizice de bunuri, materiale, echipamente și valori cu evidențele din registrele interne și balanțele contabile. De asemenea, aceasta va permite identificarea eventualelor neconformități și disfuncționalități ale procesului de gestionare a bunurilor.
II. PERIOADA ȘI LOCUL DE DERULARE A INVENTARIERII
- Perioada de efectuare a inventarierii: ________________.
- Locurile unde va avea loc inventarierea sunt: [Lista locațiilor/Departamentelor/Unităților care vor fi inventariate].
III. COMISIA DE INVENTARIERE
Inventarierea va fi efectuată de o comisie desemnată, conform prevederilor procedurale, care va avea următoarele atribuții:
- Verificarea existenței și stării fizice a bunurilor și materialelor aflate în gestiune;
- Înregistrarea rezultatelor inventarierii în procesele-verbale și rapoarte corespunzătoare;
- Compararea documentelor de înregistrare cu stocurile efective și evidența contabilă;
- Semnarea și certificarea procesului de inventariere.
Componența comisiei de inventariere este următoarea:
- ___________ (nume, funcție) – Președinte
- ___________ (nume, funcție) – Membru
- ___________ (nume, funcție) – Membru
- ___________ (nume, funcție) – Membru
IV. MODALITATEA DE INVENTARIERE
Inventarierea va fi realizată pe baza unei proceduri de verificare detaliate, care va include următoarele etape:
- Verificarea bunurilor fizice: Se va proceda la inspecția fizică a fiecărui bun/material și se va compara cu datele din evidențele contabile.
- Verificarea documentației: Se vor verifica documentele justificative, inclusiv facturi, bonuri de consum, de predare-primire, etc., pentru a confirma acuratețea înregistrărilor.
- Realizarea unui raport preliminar: După efectuarea verificării, se va întocmi un raport preliminar ce va include diferențele constatate între stocurile reale și evidențele contabile. În acest raport vor fi menționate atât abaterile, cât și motivele acestora, dacă este cazul.
- Contabilizarea diferențelor: În cazul în care se constată diferențe între stocul fizic și cel contabil, acestea vor fi investigate și consemnate într-un proces-verbal, iar măsurile corective vor fi stabilite în conformitate cu reglementările interne.
V. DOCUMENTE NECESARE INVENTARIERII
Pentru efectuarea corespunzătoare a inventarierii, vor fi necesare următoarele documente:
- Registrul de evidență a bunurilor imobile și mobile;
- Lista bunurilor/materialelor aflate în gestiune;
- Tabelul de inventariere;
- Procesele-verbale și rapoartele anterioare de inventariere;
- Situațiile financiare (dacă este cazul);
- Alte documente relevante pentru confirmarea stocurilor.
VI. RESPONSABILITĂȚI
- Responsabilitățile Comisiei de Inventariere:
- Asigurarea că inventarierea se desfășoară conform procedurii stabilite;
- Întocmirea rapoartelor de inventariere și a proceselor-verbale;
- Propunerea măsurilor corective pentru abaterile constatate.
- Responsabilitățile Gestiunii/Bunurilor:
- Asigurarea accesului comisiei la toate bunurile și materialele aflate în gestiune;
- Prezentarea documentației necesare la solicitarea comisiei;
- Confirmarea cantităților și stării bunurilor în momentul inventarierii.
VII. TERMENE ȘI RAPORTAREA REZULTATELOR
- Comisia de inventariere va finaliza procesul de inventariere până la data ___________.
- Rezultatele inventarierii vor fi prezentate într-un raport detaliat, care va fi depus la departamentul financiar-contabil până la data ___________.
- Eventualele neconformități și diferențe vor fi analizate și se vor stabili măsuri corective de către conducerea instituției.
VIII. CONCLUZII ȘI MĂSURI
În urma efectuării inventarierii, vor fi luate măsuri de corectare a diferențelor constatate și va fi revizuit procesul de gestionare a bunurilor și materialelor. Se va analiza necesitatea unei instruiri suplimentare a personalului responsabil cu gestiunea bunurilor, precum și posibilitatea actualizării procedurilor interne.
IX. SEMNĂTURILE PERSOANELOR RESPONSABILE
- Președintele Comisiei de Inventariere: ___________ (semnătura)
- Membru Comisie de Inventariere: ___________ (semnătura)
- Membru Comisie de Inventariere: ___________ (semnătura)
- Membru Comisie de Inventariere: ___________ (semnătura)
X. APROBĂRI
Înțelegerea și aprobarea dispoziției de inventariere se realizează de către conducerea instituției, conform procedurii interne.
Conducător instituție: ___________ (nume, funcție)
Data: ___________
Semnătura: ___________