Dispoziție de casare a documentelor
Nr. _______
Data: ___________
Către: [Numele Departamentului/Unității Responsabile]
Subiect: Dispoziție de casare a documentelor
În conformitate cu reglementările în vigoare privind arhivarea și gestionarea documentelor, precum și cu politica internă a [Numele instituției], având în vedere că unele documente au împlinit termenul de păstrare legală sau sunt considerate ca fiind neutilizabile în activitățile curente, se dispune casarea acestora conform următoarelor detalii:
1. Descrierea documentelor supuse casării
Documentele menționate mai jos sunt considerate depășite din punct de vedere al termenului de păstrare, ca urmare a expirării termenului de arhivare sau a lipsei valorii administrative, financiare sau fiscale, conform prevederilor legale și ale reglementărilor interne.
- Tipul documentului: [Exemplu: facturi, rapoarte financiare, corespondență oficială etc.]
- Perioada de păstrare: [Număr de ani sau date de arhivare]
- Cantitatea: [Număr de dosare, pagini etc.]
- Perioada documentelor: [Anul de început – Anul de finalizare]
2. Motivul casării
Se menționează motivele pentru care aceste documente sunt supuse casării, care pot include, dar nu se limitează la:
- Expirarea termenului legal de păstrare conform legislației în vigoare.
- Lipsa de relevanță sau utilitate în activitatea curentă a instituției.
- Obiectivul de eficientizare a procesului de arhivare și eliberarea spațiului de depozitare.
- Conformitatea cu politica internă de gestionare a documentelor.
3. Metoda de casare
Documentele vor fi distruse în mod securizat, conform procedurilor interne, pentru a asigura confidențialitatea și respectarea normelor de protecție a datelor. Casarea se va face prin următoarele metode:
- Distrugerea fizică: [Exemplu: arderea, distrugerea prin tocător de hârtie].
- Confidențialitatea datelor: Toate documentele care conțin informații sensibile vor fi distruse într-un mod care să asigure imposibilitatea de a fi reconstituite.
4. Responsabili și termene
- Responsabilul cu implementarea casării: [Numele și funcția persoanei responsabile de realizarea casării]
- Data inițierii procesului de casare: [Data inițierii casării]
- Termen limită pentru finalizarea procesului de casare: [Data finalizării procesului]
5. Documente suplimentare
Se va întocmi un proces-verbal de casare la finalizarea acestei proceduri, care va fi semnat de către persoanele implicate în procesul de distrugere, iar un exemplar al acestuia va fi păstrat în arhiva instituției pentru a asigura transparența și conformitatea cu procedurile interne.
În temeiul celor expuse mai sus, vă rog să luați toate măsurile necesare pentru implementarea acestei dispoziții, respectând reglementările legale și procedurile instituționale.
Semnătura:
[Numele persoanei responsabile]
[Funcția]
[Semnătura]
[Data]
Notă: Exemplul de mai sus poate fi adaptat în funcție de specificul instituției sau organizației.