Nr. ___________ / ____________
Către:
Subiect: Delegare externă pentru perioada _______________ – _______________
Stimate/Stimată [Titlu] [Nume],
Prin prezenta, dorim să vă informăm că [Numele Organizației/Companiei] a aprobat delegarea în afaceri externe a [Numele Persoanei Delegatului], [Funcția Delegatului], pentru a participa la activitățile specificate mai jos, în cadrul misiunii oficiale ce se va desfășura în perioada ____________________ până la ___________________.
1. Scopul delegației externe:
Delegatul va avea următoarele atribuții și responsabilități pe durata misiunii externe:
- [Descriere detaliată a scopului delegației, ex. participarea la conferințe internaționale, întâlniri cu parteneri strategici, vizite de studiu, discuții bilaterale, traininguri etc.]
- [Obiective de atins: semnarea unor acorduri, creșterea vizibilității companiei pe piețele externe, evaluarea potențialului de dezvoltare în anumite regiuni geografice, promovarea intereselor economice ale companiei, etc.]
2. Locul și perioada deplasării:
Delegatul va călători în [Orașul / Țara] pentru a participa la activitățile menționate, în perioada [data de început] – [data de sfârșit].
3. Detalii financiare:
În conformitate cu politica internă a [Numele Organizației/Companiei], delegatul va beneficia de următoarele indemnizații și acoperiri financiare:
- [Detalii privind indemnizația zilnică pentru cazare, diurnă și transport]
- [Metoda de rambursare a cheltuielilor (de exemplu, prin avansuri sau rambursare ulterioară)]
- [Politica de acoperire a cheltuielilor suplimentare (ex. taxe de aeroport, costuri neprevăzute etc.)]
4. Documente de călătorie și formalități administrative:
Pentru efectuarea deplasării, delegatul va fi responsabil pentru:
- Obținerea vizei necesare (dacă este cazul)
- Verificarea valabilității pașaportului și a documentelor de călătorie
- Asigurarea unui bilet de avion conform rutelor stabilite și cu respectarea normelor companiei
5. Responsabilități suplimentare:
Delegația va include și următoarele activități:
- Participarea la întâlniri de afaceri cu [Numele Instituțiilor/Organizațiilor de interes]
- Raportarea constantă a progreselor și a activităților desfășurate
- Întocmirea unui raport final privind rezultatele misiunii și realizarea obiectivelor stabilite
6. Alte mențiuni:
Pentru buna desfășurare a misiunii externe, vă rugăm să acordați delegatului toată susținerea necesară și să îi oferiți suportul logistic corespunzător. În cazul în care sunt necesare ajustări la programul de deplasare sau la activitățile planificate, vom reveni cu o comunicare în timp util.
7. Contact pentru informații suplimentare:
Pentru orice întrebări suplimentare sau clarificări, vă rugăm să contactați departamentul de Resurse Umane sau biroul responsabil de deplasări externe, la [Număr de telefon] sau [Adresă de email].
În speranța unei colaborări de succes și a îndeplinirii obiectivelor stabilite, vă mulțumim pentru suportul acordat.
Cu considerație,
[Semnătura persoanei autoritate]
[Funcția]
[Numele organizației]
[Datele de contact ale organizației]