[Nume companie/organizație]
[Adresa completă]
Telefon: [Număr de telefon]
Email: [Adresă de email]
Nr. Delegației: ________________________
Data: ________________________
Către:
[Numele complet al persoanei desemnate]
Funcția: ________________________
Departament: ________________________
Către: ________________________
Data nașterii: ________________________
CNP: ________________________
Adresa: ________________________
Subiect: Delegație de deplasare
În baza solicitării dumneavoastră și a aprobării conducerii companiei, vă comunicăm următoarele informații referitoare la delegația de deplasare.
Scopul deplasării:
Obiectivul principal al deplasării este realizarea activităților specifice în cadrul proiectului [denumire proiect/activitate] care presupune participarea la [eveniment/activitate specifică, ex: conferință, întâlnire de afaceri, semnarea unui contract, inspectarea unei locații etc.], având ca scop [descrierea obiectivelor] în vederea realizării de noi parteneriate, dezvoltării de strategii, precum și aprofundării relațiilor comerciale între [compania dumneavoastră] și [compania/organizația parteneră].
Destinația deplasării:
Locația în care se va desfășura delegația este [orașul, țara]. Se vor vizita [locațiile, sediile, instituțiile] specifice în care se vor desfășura activitățile sau întâlnirile menționate anterior.
Durata deplasării:
Deplasarea se va efectua în perioada [data de plecare] – [data întoarcerii]. De asemenea, vă rugăm să respectați programul detaliat de mai jos:
- Data plecării: ________________________, ora [ora]
- Data întoarcerii: ________________________, ora [ora]
Condiții de transport:
Se va utiliza [modul de transport: avion/tren/auto etc.], pe ruta [detalii despre rutele de transport], iar biletele de transport vor fi furnizate de către [departamentul de transport / firma de transport]. Vă rugăm să vă prezentați la [locul de plecare] cel puțin cu [timp] înainte de ora de plecare.
Cazare:
În perioada menționată mai sus, cazarea va fi asigurată la [hotelul, locul de cazare], situat la [adresa completă a locației]. Camerele rezervate sunt de tip [tipul camerei], cu regim de masă [mic dejun, demipensiune, etc.].
Cheltuieli:
Toate cheltuielile necesare deplasării (transport, cazare, masă, taxe) vor fi suportate de [numele companiei/organizației], conform reglementărilor interne ale acesteia. Vă rugăm să păstrați toate bonurile și chitanțele pentru decontarea acestora. De asemenea, în cazul în care se vor înregistra cheltuieli suplimentare neprevăzute (ex: transport local, cazare suplimentară etc.), acestea vor fi discutate și aprobate în prealabil.
Responsabilități:
Pe durata deplasării, veți fi responsabil pentru îndeplinirea tuturor sarcinilor legate de scopul acesteia, conform planului stabilit de conducerea companiei. Vă rugăm să raportați progresul activităților în mod periodic, în conformitate cu cerințele departamentului coordonator. De asemenea, veți fi responsabil de păstrarea documentației necesare și de realizarea rapoartelor finale de activitate.
Măsuri de siguranță și sănătate:
În cadrul deplasării, veți respecta toate măsurile de siguranță și sănătate impuse de autoritățile din locația respectivă și de reglementările interne ale companiei noastre. În cazul unor evenimente neprevăzute sau de urgență, vă rugăm să contactați imediat biroul [departamentul relevant] pentru a obține asistență corespunzătoare.
Notificări suplimentare:
Vă rugăm să verificați în prealabil toate documentele necesare deplasării, cum ar fi vize, permise de ședere sau alte acte administrative. În cazul în care se va impune o schimbare de plan sau o extindere a perioadei de deplasare, vă vom informa din timp.
Semnătura autorităților competente:
Delegația este aprobată de către [semnătura persoanei autorizate], [funcția], pe baza analizei și avizării prevăzute de procedurile interne ale companiei.
Notă finală:
Vă dorim succes în realizarea obiectivelor stabilite și vă asigurăm de întregul nostru sprijin pe parcursul acestei deplasări. Vă rugăm să aveți în vedere respectarea termenelor și a procedurilor interne pe parcursul misiunii.
În caz de întrebări sau informații suplimentare:
Pentru orice nelămurire legată de deplasare, vă rugăm să ne contactați la [telefonul departamentului] sau pe email [email departament].
Semnătura persoanei desemnate:
[Funcția]
[Data]
Aprobări:
[Semnătura superiorului direct]
[Data]