Nr. ___________/ _____________
Data: _____________
În conformitate cu prevederile legislației naționale în vigoare, reglementărilor interne ale instituției, precum și cu procedurile specifice de control și supraveghere a activităților de conformitate, prin prezenta se emite următoarea decizie, având ca obiect examinarea și analiza respectării normelor și reglementărilor aplicabile în cadrul procedurilor de conformitate.
I. FAPTELE
La data de _____________, în urma unui control intern efectuat de echipa de auditori ai instituției, a fost identificată o situație de nerespectare a obligațiilor de conformitate în cadrul departamentului _____________. Mai precis, s-a constatat că _____________ (descrierea detaliată a faptelor, acțiunilor și/sau comportamentelor identificate care constituie încălcarea reglementărilor aplicabile).
În urma verificărilor, s-a identificat că persoanele implicate, _____________ (nume și funcție) și _____________ (nume și funcție), nu au respectat normele interne de procedură, ceea ce a dus la _____________ (descrierea impactului neregulii asupra procesului sau sistemului de conformitate). Totodată, s-au găsit discrepanțe semnificative între documentele depuse și raportările oficiale făcute către autoritățile competente, având ca rezultat o posibilă încălcare a legislației în domeniul _____________ (ex: protecția datelor, prevenirea spălării banilor, etc.).
II. DREPTURILE ȘI OBLIGAȚIILE APLICABILE
Conform legislației relevante, în special cu referire la următoarele acte normative:
- Legea nr. _____________ privind _________,
- Regulamentele și normele instituției _____________,
- Politica internă de _____________,
Persoanele implicate aveau obligația de a respecta cu strictețe procedurile de conformitate stabilite, printre care se numără:
- Respectarea termenelor de raportare,
- Colectarea și păstrarea documentației justificative în conformitate cu prevederile legale,
- Comunicarea imediată a oricărei nereguli sau abateri către superiorii ierarhici sau autoritățile competente.
În cazul de față, nerespectarea acestor obligații de conformitate constituie o încălcare gravă a reglementărilor interne, care poate duce la sancțiuni disciplinare sau chiar răspundere juridică, în funcție de natura și gravitatea faptei.
III. MOTIVAREA DECIZIEI
În urma analizei contextului și a faptelor constatate, am ajuns la concluzia că:
- Nerespectarea procedurilor de raportare și documentare a dus la un risc semnificativ de neconformitate cu reglementările aplicabile și a avut impact asupra integrității procesului intern.
- Persoanele implicate nu au adus dovezi suficiente pentru a justifica abaterile constatate, iar explicațiile acestora nu au fost considerabile în contextul reglementărilor instituției.
- Instanțele de control au stabilit că înregistrările/documentele necesare nu au fost completate în mod corespunzător sau nu au fost transmise în termenul prevăzut de lege.
- În urma evaluării riscurilor generate de încălcarea normelor de conformitate, s-a concluzionat că impactul asupra instituției și asupra mediului reglementat este considerabil, ceea ce impune luarea de măsuri adecvate și aplicarea sancțiunilor corespunzătoare.
IV. DECIZIA
Ținând cont de cele de mai sus, se dispune următoarea măsură:
- Aplicarea unei sancțiuni administrative persoanelor implicate, sub forma _________ (ex: avertisment scris, suspendarea temporară, amenda internă etc.), conform reglementărilor instituției.
- Realizarea unui plan de remediere, în termen de __________ zile, pentru a corecta neregulile identificate și a implementa măsuri suplimentare de control și supraveghere, sub responsabilitatea departamentului _____________.
- Reevaluarea periodică a procedurilor interne și instruirea personalului pentru a asigura conformitatea continuă cu reglementările în vigoare, inclusiv prin sesiuni de formare specifică pe teme de conformitate și protecția datelor.
- Raportarea situației către autoritățile competente, în cazul în care se constată încălcări care pot atrage responsabilitatea juridică.
V. DREPTUL DE A CONTESTA DECIZIA
Persoanele implicate au dreptul de a formula contestație în termen de ___________ zile lucrătoare de la comunicarea prezentei decizii, conform procedurilor interne prevăzute de legislația în vigoare. Contestația poate fi depusă la _____________ (organism competent sau persoană responsabilă), care va analiza în mod obiectiv toate circumstanțele și dovezile aduse.
VI. DISPOZIȚII FINALE
Prezenta decizie se comunică tuturor părților implicate, precum și autorităților competente, în conformitate cu normele și reglementările aplicabile.
Decizia poate fi revizuită în cazul în care se aduc noi dovezi sau informații relevante pentru corectitudinea procesului de conformitate.
Semnătura:
Ofițer de Conformitate
Data: _______________