DECIZIE Nr. ___________/__________
În conformitate cu prevederile legale aplicabile, cu statutul intern al [denumirea companiei/organizației], precum și cu scopul de a asigura respectarea reglementărilor legale, interne și externe, printr-o gestionare eficientă și corectă a riscurilor legale și de conformitate, se adoptă următoarea decizie:
Articolul 1: Obiectul deciziei
Prin prezenta decizie, se dispune numirea _____________ (numele complet al persoanei desemnate) în calitate de Ofițer de Conformitate al [denumirea companiei/organizației], începând cu data de _____________. Noul Ofițer de Conformitate va avea responsabilitatea generală de a coordona, supraveghea și implementa toate măsurile necesare pentru asigurarea conformității [companiei/organizației] cu reglementările legale și internaționale aplicabile, cu standardele interne și cu cerințele autorităților de reglementare.
Articolul 2: Responsabilitățile și atribuțiile Ofițerului de Conformitate
- Monitorizarea și evaluarea conformității: Ofițerul de Conformitate va monitoriza activitățile și procesele interne ale [denumirea companiei/organizației], identificând posibile riscuri de neconformitate și propunând soluții adecvate pentru prevenirea acestora.
- Consilierea conducerii și angajaților: Ofițerul de Conformitate va oferi consultanță juridică și recomandări privind respectarea normelor legale aplicabile, inclusiv reglementările în domeniul protecției datelor cu caracter personal, legislația muncii, prevenirea spălării banilor, reglementările fiscale și orice alte reglementări specifice industriei în care compania activează.
- Implementarea procedurilor interne: Va crea și implementa proceduri interne specifice pentru a asigura respectarea reglementărilor aplicabile și va revizui periodic eficiența acestora.
- Evaluarea riscurilor: Va realiza evaluări periodice ale riscurilor de conformitate și va propune măsuri corective pentru reducerea acestora, având în vedere legislația în continuă schimbare.
- Formarea angajaților: Va organiza sesiuni de instruire pentru angajați și va dezvolta materiale educaționale pentru a asigura înțelegerea și aplicarea corectă a politicilor și procedurilor de conformitate.
- Raportarea către conducerea executivă: Va raporta periodic conducerii executivă cu privire la starea conformității în cadrul organizației, precum și orice incidente sau posibile încălcări ale reglementărilor legale și interne.
- Colaborarea cu autoritățile de reglementare: Ofițerul de Conformitate va colabora cu autoritățile de reglementare relevante și va asigura că [denumirea companiei/organizației] respectă toate cerințele impuse de acestea, inclusiv în ceea ce privește raportările obligatorii.
Articolul 3: Durata mandatului
Mandatul Ofițerului de Conformitate este valabil pe o perioadă de ________ (număr de ani/luni) sau până la revocarea acestuia, conform procedurilor interne ale [denumirea companiei/organizației].
Articolul 4: Drepturile și autoritatea Ofițerului de Conformitate
- Ofițerul de Conformitate va avea autoritatea de a solicita și analiza orice documente, informații și date relevante pentru evaluarea stării de conformitate a [denumirea companiei/organizației].
- Va putea solicita întâlniri și va avea dreptul de a prezenta rapoarte detaliate conducerii executivă, inclusiv recomandări pentru remedierea eventualelor deficiențe identificate.
- Ofițerul de Conformitate va avea acces direct și independent la toate nivelurile de management al organizației pentru a asigura transparența proceselor și măsurilor de conformitate.
Articolul 5: Instruire și suport
Ofițerul de Conformitate va beneficia de formare continuă pentru a rămâne la curent cu cele mai recente schimbări legislative și reglementări în domeniul conformității și al protecției datelor.
Articolul 6: Remunerarea și beneficii
În conformitate cu politicile de remunerare ale [denumirea companiei/organizației], Ofițerul de Conformitate va beneficia de un pachet salarial și alte beneficii care vor fi stabilite separat printr-un acord semnat între părți.
Articolul 7: Dispoziții finale
- Ofițerul de Conformitate va începe activitatea conform acestei decizii de la data semnării acesteia și va avea obligația de a respecta termenii și condițiile stabilite.
- Orice modificare sau revocare a prezentei decizii va fi realizată printr-o nouă decizie, cu respectarea procedurilor interne de numire și de modificare a structurii organizaționale.
Prezenta decizie se semnează și se pune în aplicare de către conducerea [denumirea companiei/organizației] în conformitate cu reglementările interne și externe.
Semnătura și aprobarea:
[Numele și funcția persoanei care semnează]
[Data]
Contabilitate:
Decizia va fi comunicată departamentelor relevante și arhivată conform procedurilor interne ale [denumirea companiei/organizației].