Nr. _________
Data: _____________
Către:
_________ (Numele beneficiarului)
_________ (Funcția / Departamentul / Firma)
Subiect: Decizie privind gestionarea și depozitarea materialelor de inventar
În conformitate cu reglementările interne ale [Numele companiei/organizației], precum și cu prevederile legale aplicabile în domeniul gestionării bunurilor și materialelor din patrimoniu, în scopul asigurării unui control eficient și a unui sistem de evidență adecvat, se emite următoarea decizie:
Articolul 1 – Obiectivul gestionării materialelor de inventar
Având în vedere necesitatea menținerii unui control riguros asupra fluxurilor de bunuri din depozitele companiei, se stabilește ca obiectiv principal eficientizarea activităților de gestionare a stocurilor și reducerea riscurilor de pierdere sau deteriorare a acestora.
Articolul 2 – Responsabilitățile gestionarului
În calitate de gestionar, ___________ (numele gestionatului), aveți următoarele atribuții:
- Inventarierea periodică: Se va efectua inventarierea fizică a stocurilor la intervalele stabilite de companie (lunare, trimestriale etc.), iar rezultatele vor fi raportate imediat conducerii.
- Evidența documentară: Este obligatorie completarea tuturor documentelor de intrare-ieșire a materialelor din depozit, conform formularelor aprobate. Toate mișcările de stoc trebuie să fie înregistrate în registrele de evidență, care trebuie păstrate într-un loc sigur și accesibil pentru audit.
- Depozitarea materialelor: Materialele trebuie depozitate în condiții care să prevină deteriorarea acestora, conform instrucțiunilor tehnice specifice fiecărui tip de material. Va trebui să verificați periodic integritatea ambalajelor și să înlocuiți materialele deteriorate sau expirat.
- Controlul stocurilor: În fiecare zi de lucru, se va efectua o verificare a stocului disponibil pentru a asigura concordanța între stocul fizic și cel înregistrat în sistemul informatic. Orice discrepanță va fi imediat raportată și investigată.
- Raportarea neconformităților: Orice abateri de la procedurile standard sau orice eveniment ce poate afecta gestionarea materialelor (pierderi, deteriorări, furturi, etc.) trebuie raportat superiorilor ierarhici într-un termen maxim de 24 de ore.
Articolul 3 – Măsuri de control și audit
Se instituie măsuri de audit intern periodic, cu scopul de a verifica corectitudinea gestiunii materialelor și pentru a identifica posibilele vulnerabilități în procesul de depozitare și gestionare. Aceste audite vor include atât verificarea fizică a bunurilor, cât și examinarea documentației de însoțire a acestora. În cazul în care se constată nereguli, se vor aplica măsuri corective, inclusiv sancțiuni disciplinare.
Articolul 4 – Implementarea măsurilor corective și preventive
În cazul constatării unor disfuncționalități, gestionarul va trebui să întocmească un plan de acțiune care să cuprindă măsuri corective și preventive. Aceste măsuri vor fi implementate imediat și vor fi monitorizate pentru a asigura eficiența lor. Planul va fi revizuit de către conducerea companiei în termen de 10 zile lucrătoare de la data emiterii raportului.
Articolul 5 – Sancțiuni și responsabilități
În cazul în care gestionarul nu îndeplinește în mod corespunzător atribuțiile menționate mai sus, se pot aplica sancțiuni disciplinare conform regulamentului intern al companiei, inclusiv avertismente, diminuarea atribuțiilor sau chiar rezilierea contractului de muncă în cazuri grave.
Articolul 6 – Încheiere
Această decizie intră în vigoare la data semnării și va fi comunicată tuturor persoanelor implicate în gestionarea materialelor de inventar. Orice nerespectare a acestei decizii va fi supusă procedurilor disciplinare stabilite de companie.
Se solicită efectuarea tuturor măsurilor necesare pentru a asigura implementarea acestei decizii, iar orice nelămuriri legate de procedurile de gestionare a materialelor vor fi discutate cu superiorii ierarhici.
Semnătura gestionatului: __________________
Semnătura conducătorului departamentului: __________________
Semnătura responsabilului pentru audit: __________________
Data: _____________