Decizie privind utilizarea autoturismului pentru deplasări de serviciu
Nr. ___________
Data: ___________
Către:
_____________ (numele angajatului sau al persoanei desemnate)
_____________ (funcția sau departamentul)
Subiect: Decizie de utilizare a autoturismului pentru deplasare în interes de serviciu
În conformitate cu reglementările interne ale _____________ (denumirea companiei), precum și cu prevederile legale în vigoare, prin prezenta se emite următoarea decizie privind utilizarea autoturismului personal sau al companiei pentru efectuarea unei deplasări în interes de serviciu.
Articolul 1: Obiectul deciziei
Se autorizează utilizarea autoturismului personal sau al companiei de către _____________ (numele persoanei desemnate) pentru deplasarea în scopul îndeplinirii atribuțiilor de serviciu, conform detaliilor stabilite la punctul 2 din prezenta decizie.
Se va respecta procedura de utilizare a autovehiculelor companiei sau a celor personale, în funcție de contextul specific, prevăzută în regulamentul intern de transport.
Articolul 2: Detaliile deplasării
2.1 Scopul deplasării: _____________ (ex: participare la întâlnire cu clientul X, deplasare pentru semnarea unui contract, activități de inspecție, etc.)
2.2 Destinația: _____________ (localitatea/orașul unde are loc deplasarea)
2.3 Durata deplasării: _____________ (perioada estimată a deplasării, ex: 09.12.2024 – 10.12.2024)
2.4 Rutele de deplasare: _____________ (indicați rutele de deplasare recomandate, în caz de utilizare a autoturismului companiei)
2.5 Costurile estimate pentru deplasare (combustibil, taxe de drum, etc.): _____________ (dacă este cazul)
Articolul 3: Condiții de utilizare a autoturismului
3.1 Autoturismul utilizat va trebui să fie în stare tehnică corespunzătoare, cu verificările periodice efectuate conform legislației în vigoare. Se va asigura că toate documentele necesare (permis de circulație, asigurare, inspecție tehnică, etc.) sunt valabile și la zi.
3.2 Conducătorul auto se va asigura că autoturismul este utilizat în condiții de siguranță și conform reglementărilor de circulație, respectând legislația rutieră din țară și/sau din localitatea de destinație.
3.3 În cazul în care deplasarea se va efectua cu autoturismul personal, se va aplica politica de decontare a cheltuielilor de combustibil sau alte cheltuieli asociate deplasării, conform normelor interne de compensare a acestora.
Articolul 4: Responsabilități
4.1 Conducătorul auto are obligația de a raporta imediat orice incident sau accident survenit pe parcursul deplasării, indiferent de gravitatea acestuia.
4.2 În cazul în care deplasarea este efectuată cu autoturismul personal, persoana desemnată va fi responsabilă de întreținerea și buna funcționare a acestuia.
4.3 Angajatorul nu va fi responsabil pentru orice pagubă sau incident survenit în afacerea activităților de serviciu, dacă acestea sunt cauzate de nerespectarea reglementărilor de circulație sau a instrucțiunilor stabilite de către conducătorul auto.
Articolul 5: Decontarea cheltuielilor
5.1 În cazul în care deplasarea necesită decontarea cheltuielilor (combustibil, taxe de drum, parcare, etc.), persoana desemnată va prezenta documentele justificative în termen de _____________ (ex: 10 zile lucrătoare) de la finalizarea deplasării.
5.2 Decontarea cheltuielilor va fi efectuată conform procedurii interne de decontare și va respecta limitele maxime stabilite în politica de transport a companiei.
Articolul 6: Alte condiții
6.1 Conducătorul auto va respecta programul de lucru stabilit și va informa superiorul direct în cazul în care există modificări ale acestuia.
6.2 În cazul în care deplasarea implică întârzieri, accidente sau alte situații neprevăzute, se va asigura comunicarea imediată cu superiorul direct sau cu departamentul responsabil.
6.3 În funcție de natura deplasării, pot exista condiții suplimentare specifice care se vor aplica, conform normelor interne ale companiei.
Articolul 7: Dispoziții finale
Această decizie intră în vigoare de la data semnării de către persoanele desemnate și va fi respectată pe toată durata deplasării autorizate. Orice nerespectare a condițiilor stipulate în această decizie poate atrage măsuri disciplinare conform reglementărilor interne ale companiei.
Semnătura angajatului: __________________
Semnătura persoanei responsabile: __________________
Data: _____________
Locul: _____________
Această decizie a fost redactată și semnată în două exemplare, dintre care un exemplar va fi păstrat de către angajat și unul de către departamentul responsabil.