Nr. _______ / _________
În conformitate cu dispozițiile legale privind controlul financiar preventiv, reglementările specifice aplicabile instituțiilor publice, precum și normele interne privind gestionarea fondurilor publice, prin prezenta se emite următoarea decizie CFP:
Art. 1 – Obiectul deciziei
Prezentul act se referă la aprobarea și implementarea măsurilor de control financiar preventiv pentru documentele și tranzacțiile financiare din cadrul instituției _____________, în vederea respectării prevederilor legale, a transparenței și eficienței în gestionarea fondurilor publice.
Art. 2 – Scopul controlului financiar preventiv
Scopul controlului financiar preventiv este acela de a asigura legalitatea, regularitatea și oportunitatea cheltuielilor publice, evitându-se, astfel, riscurile de natură financiară și administrativă care pot apărea în urma nerespectării dispozițiilor legale și reglementărilor interne. Controlul financiar preventiv urmărește, în mod special, prevenirea angajării de cheltuieli nejustificate, a efectuării plăților neconforme cu reglementările legale și a efectuării unor angajamente financiare fără acoperire bugetară corespunzătoare.
Art. 3 – Autoritatea competentă
În cadrul instituției _____________, controlul financiar preventiv este realizat de către responsabilul desemnat al departamentului financiar-contabil sau de către persoana însărcinată cu exercitarea controlului intern, conform reglementărilor și procedurilor interne. De asemenea, în cazul în care apar semne de neregularitate, controlul financiar preventiv va fi exercitat de către entitățile competente, conform legislației naționale, respectiv Autoritatea Națională de Reglementare în domeniul financiar public.
Art. 4 – Tipurile de acte supuse controlului financiar preventiv
- Toate documentele financiar-contabile și operațiunile financiare, inclusiv dar fără a se limita la:
- Facturi de achiziție;
- Documente de plată;
- Contracte de achiziție publică;
- Acte administrative care generează cheltuieli bugetare;
- Cereri de fonduri și transferuri financiare interne.
- Actele care au impact asupra bugetului instituției și care implică cheltuieli, inclusiv plăți de salarii, prime și alte beneficii financiare personalului, cheltuieli administrative și de funcționare.
Art. 5 – Procedura de aprobare și control
- Orice act financiar, care presupune cheltuirea fondurilor publice, va fi supus unui control financiar preventiv anterior efectuării plății sau angajării cheltuielii.
- În cadrul procedurii de control financiar preventiv, va fi verificată respectarea tuturor condițiilor legale și reglementărilor aplicabile, inclusiv:
- Validitatea documentelor și justificarea legală a cheltuielii;
- Existența fondurilor necesare în buget;
- Respectarea procedurilor de achiziție publică, atunci când este cazul;
- Completitudinea și corectitudinea formularelor și documentelor financiare.
- În cazul în care se constată nereguli, acestea vor fi comunicate managerilor de departament, care vor lua măsurile corective necesare, conform procedurilor interne stabilite, înainte de finalizarea procesului de plată sau angajare a cheltuielii.
Art. 6 – Responsabilități
- Responsabilitatea pentru efectuarea controlului financiar preventiv revine angajatului sau structurii desemnate de conducerea instituției _____________, care va analiza și valida documentele financiare înainte de a autoriza efectuarea plății sau angajarea cheltuielii. Această responsabilitate se extinde la toate nivelurile de conducere care pot aproba cheltuieli din bugetul instituției.
- Conducerea instituției va asigura instruirea periodică a personalului responsabil de controlul financiar preventiv, astfel încât să existe o aplicare uniformă și riguroasă a procedurilor stabilite.
- Managerii de departamente și persoanele responsabile cu aprobarea cheltuielilor vor fi răspunzători pentru asigurarea conformității cu reglementările financiare în vigoare și pentru validarea corectă a documentelor care sunt supuse controlului financiar preventiv.
Art. 7 – Sancțiuni
Nerespectarea procedurilor de control financiar preventiv sau falsificarea documentelor financiare constituie o încălcare a reglementărilor interne ale instituției _____________, iar persoanele responsabile vor fi supuse măsurilor disciplinare prevăzute de legislația muncii, inclusiv sancțiuni financiare și administrative, dacă situația o impune.
De asemenea, în cazul în care se descoperă fraude sau abuzuri, instituția va sesiza autoritățile competente (Autoritatea Națională de Integritate, Parchetul, etc.), în vederea luării măsurilor legale corespunzătoare.
Art. 8 – Implementarea și monitorizarea deciziei
Responsabilitatea implementării măsurilor stipulate în prezenta decizie revine departamentului financiar-contabil al instituției _____________. Acesta va urmări realizarea unui control continuu și eficient asupra tuturor proceselor financiare, va întocmi rapoarte periodice privind stadiul aplicării controlului financiar preventiv și va prezenta un raport anual conducerii instituției pentru a evalua eficiența implementării măsurilor.
Art. 9 – Dispoziții finale
Prezentul document intră în vigoare la data semnării și va fi comunicat tuturor angajaților instituției _____________. Orice modificări ale procedurii de control financiar preventiv vor fi aprobate de către conducerea instituției și vor fi revizuite periodic, în funcție de evoluțiile legislative sau administrative din domeniu.
Se încheie azi, ____________.
Conducerea Instituției _____________
(Numele semnatarului)
Funcția semnatarului