Subiect: Refuz ofertă – [Titlul proiectului/Descrierea ofertei]
Către: [Numele destinatarului]
Compania: [Numele companiei destinatarului]
Data: _______________________
Stimate/Stimata [Nume destinatar],
În primul rând, vă mulțumim pentru interesul acordat și pentru efortul depus în pregătirea ofertei dumneavoastră în cadrul procedurii de achiziție organizată de [Numele companiei dumneavoastră]. Apreciem colaborarea și timpul acordat acestui proces.
După o analiză detaliată și atentă a tuturor ofertelor primite, am regretul de a vă informa că oferta dumneavoastră nu a fost selectată pentru a continua în cadrul acestui proiect. În urma evaluării tehnico-economice, oferta dumneavoastră nu a îndeplinit în totalitate cerințele specificațiilor tehnice, termenelor de livrare și condițiilor financiare prevăzute în documentația de licitație.
În mod particular, au existat diferențe semnificative între propunerea dumneavoastră și criteriile de selecție stabilite, în ceea ce privește:
- Aspectele tehnice: În ciuda faptului că oferta a fost completă din punct de vedere administrativ, am observat discrepanțe între soluțiile tehnice propuse și cerințele noastre specifice privind [specificați anumite aspecte tehnice relevante, de exemplu, performanța produselor, caracteristicile echipamentelor, soluțiile inovative etc.].
- Oferta financiară: De asemenea, oferta financiară nu a corespuns pe deplin așteptărilor noastre în ceea ce privește raportul calitate-preț. În urma evaluării comparate, am identificat alternative care oferă o combinație mai favorabilă între preț și valoare adăugată.
- Termene de livrare: Termenii de livrare propuși nu s-au aliniat cu cerințele noastre stricte, fiind cu mult mai mari decât acelea stabilite în caietul de sarcini, ceea ce ar fi putut afecta implementarea la timp a proiectului.
Dorim să subliniem că această decizie nu reflectă în niciun fel calitatea sau integritatea ofertei dumneavoastră, ci este rezultatul unei selecții bazate pe criterii obiective și necesitățile specifice ale proiectului nostru.
În acest context, vă asigurăm că evaluarea a fost realizată în mod transparent și în conformitate cu reglementările legale și procedurale aplicabile. De asemenea, vă încurajăm să participați la viitoarele licitații organizate de [Numele companiei dumneavoastră], întrucât apreciem în mod deosebit colaborarea cu parteneri profesioniști și dedicați, cum este și cazul dumneavoastră.
Vă mulțumim încă o dată pentru interesul acordat și pentru resursele alocate în cadrul acestei proceduri. Sperăm că vom avea ocazia să lucrăm împreună în viitor și vă stăm la dispoziție pentru orice întrebări suplimentare legate de această procedură.
Cu stimă,
[Semnătura]
[Prenume Nume]
[Titlu]
[Compania]
[Date de contact]
Acesta este un exemplu de comunicare profesională a unei oferte necâștigătoare, care include detalii despre motivele respingerii ofertei și menționează deschiderea pentru viitoare colaborări.