Subiect: Refuz ofertă – ________________________
Stimate/Stimata ________________________,
Vă mulțumim pentru interesul manifestat față de colaborarea cu compania noastră și pentru timpul și resursele investite în elaborarea ofertei dumneavoastră transmise la data de ________________________. După o atentă analiză și evaluare a propunerii prezentate, regretăm să vă informăm că, în acest moment, oferta dumneavoastră nu îndeplinește condițiile necesare pentru a fi acceptată.
Motivul principal al refuzului se referă la divergențele semnificative dintre prețul propus și bugetul alocat pentru acest proiect. De asemenea, unele dintre specificațiile tehnice nu corespund cerințelor noastre detaliate în documentația inițială. Mai concret, am identificat următoarele puncte care au determinat decizia noastră:
- Prețul total al ofertei: În urma unei analize financiare interne, am constatat că suma propusă depășește considerabil estimările bugetare ale companiei noastre pentru acest tip de servicii/produs. Deși înțelegem că prețurile pot varia în funcție de specificațiile detaliate, nu am reușit să identificăm un echilibru între cost și beneficiu care să justifice diferența față de așteptările noastre financiare.
- Termenii de livrare: În oferta dumneavoastră, termenii de livrare sunt mai lungi decât cei prevăzuți de noi pentru acest proiect. Acest aspect a fost un factor esențial în procesul nostru de selecție, întrucât avem nevoie de livrarea produselor/serviciilor într-un interval de timp mai scurt, conform planificării interne.
- Specificatii tehnice și cerințe suplimentare: În urma unui control detaliat al specificațiilor tehnice incluse în ofertă, am identificat discrepanțe între acestea și cerințele noastre operaționale. De exemplu, unele dintre funcționalitățile esențiale pe care le solicităm nu sunt clar definite sau nu sunt incluse în oferta dumneavoastră, iar alte opțiuni suplimentare nu sunt prevăzute în termenii și condițiile propuse.
- Servicii post-vânzare: Din păcate, oferta nu a inclus detalii suficient de clare referitoare la serviciile de suport și mentenanță ulterioare livrării. Întrucât pentru noi este esențial să avem un partener pe termen lung pentru întreținerea și suportul tehnic, acest aspect a fost un alt factor important în evaluarea ofertei.
În ciuda refuzului acestei oferte, dorim să subliniem aprecierea noastră pentru eforturile depuse și pentru detaliile incluse în propunerea dumneavoastră. Considerăm că suntem deschiși la o eventuală revizuire a ofertei sau la o altă colaborare în viitor, dacă condițiile și specificațiile vor putea fi aliniate la cerințele noastre operaționale și financiare.
Vă mulțumim încă o dată pentru interesul manifestat față de compania noastră și pentru colaborarea de până acum. Vom păstra datele dumneavoastră de contact pentru a putea reveni cu noi oportunități de colaborare, în cazul în care circumstanțele se vor schimba.
În speranța unei colaborări viitoare, vă transmitem cele mai bune gânduri și mult succes în proiectele dumneavoastră.
Cu respect,
[Nume, funcție]
[Compania]
[Date de contact]
[Data]