Încheiat între:
- Asociația de Proprietari _____________ (denumită în continuare „Asociația”), cu sediul în _____________, înregistrată la _____________, având CUI _____________, reprezentată prin _____________, în calitate de Președinte al Asociației, denumită „Operatorul”;
și
- Proprietarul _____________ (denumit în continuare „Persoana Vizată”), cu domiciliul în _____________, având CNP _____________, identificat prin actul de identitate seria _____________ nr. _____________, emis de _____________, denumit în continuare „Persoana Vizată”.
Preambul
Având în vedere reglementările aplicabile în domeniul protecției datelor cu caracter personal, în special Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (denumit în continuare „Regulamentul GDPR”), Asociația și Persoana Vizată încheie prezentul acord privind prelucrarea datelor personale, cu scopul de a asigura protecția și securitatea datelor cu caracter personal, precum și respectarea drepturilor acestora.
1. Scopul Prelucrării
Operatorul va prelucra datele personale ale Persoanei Vizate în următoarele scopuri:
a) Gestionarea relațiilor contractuale între Asociație și Persoana Vizată, inclusiv emiterea și transmiterea facturilor, încasarea cotizațiilor de întreținere, gestionarea plăților și debitelor;
b) Îndeplinirea obligațiilor legale ale Asociației, inclusiv raportările către autoritățile competente, conform legislației în vigoare;
c) Comunicarea de informații legate de activitățile Asociației, lucrări de întreținere, reparații sau alte activități relevante pentru administrarea imobilului și confortul locatarilor;
d) Organizarea adunărilor generale, precum și gestionarea proceselor de vot sau alte acțiuni ce presupun implicarea activă a proprietarilor;
e) Alte activități administrative necesare în cadrul activităților Asociației de Proprietari.
2. Tipuri de Date Prelucrate
Datele personale ale Persoanei Vizate care pot fi prelucrate includ, dar nu se limitează la:
a) Nume și prenume;
b) Adresă de domiciliu;
c) Număr de telefon și adresă de email;
d) Cod Numeric Personal (CNP);
e) Seria și numărul actului de identitate;
f) Date legate de dreptul de proprietate (ex. apartamentul deținut, numărul de apartament);
g) Datele financiare relevante pentru calculul cotizației de întreținere și alte taxe aplicabile.
3. Temeiul Juridic al Prelucrării
Prelucrarea datelor personale se va efectua pe baza următoarelor temeiuri legale:
a) Executarea unui contract la care Persoana Vizată este parte (art. 6 alin. 1 lit. b) din Regulamentul GDPR);
b) Îndeplinirea unei obligații legale a Operatorului (art. 6 alin. 1 lit. c) din Regulamentul GDPR);
c) Interesele legitime ale Operatorului sau ale unei terțe părți (art. 6 alin. 1 lit. f) din Regulamentul GDPR), în special în scopul administrării corespunzătoare a Asociației de Proprietari.
4. Drepturile Persoanei Vizate
În conformitate cu Regulamentul GDPR, Persoana Vizată beneficiază de următoarele drepturi:
a) Dreptul de acces la datele personale – Persoana Vizată are dreptul de a solicita informații privind datele personale prelucrate de Asociație.
b) Dreptul de rectificare – Persoana Vizată poate solicita corectarea sau completarea datelor personale inexacte sau incomplete.
c) Dreptul la ștergerea datelor – Persoana Vizată poate solicita ștergerea datelor personale, în cazul în care prelucrarea acestora nu mai este necesară pentru scopurile pentru care au fost colectate.
d) Dreptul la restricționarea prelucrării – Persoana Vizată poate solicita restricționarea prelucrării datelor personale, în anumite circumstanțe.
e) Dreptul la portabilitatea datelor – Persoana Vizată are dreptul de a solicita transmiterea datelor sale personale într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, către un alt operator de date.
f) Dreptul de a se opune prelucrării – Persoana Vizată poate solicita încetarea prelucrării datelor sale personale, în cazul în care prelucrarea acestora se bazează pe interese legitime.
g) Dreptul de a depune o plângere – Persoana Vizată are dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).
5. Destinatarii Datelor
Datele personale ale Persoanei Vizate pot fi transferate către terțe părți, în următoarele cazuri:
a) Către autoritățile publice competente, în măsura în care acest lucru este necesar pentru îndeplinirea unor obligații legale;
b) Către furnizori de servicii externe care ajută la administrarea Asociației (ex. firme de contabilitate, firme de curățenie, prestatori de servicii de întreținere);
c) Către alte entități care sunt implicate în gestionarea activităților Asociației (ex. avocați, auditori, etc.).
6. Perioada de Păstrare a Datelor
Datele personale vor fi păstrate pe o perioadă determinată de Asociație, în funcție de scopul prelucrării, dar nu vor fi păstrate mai mult de 10 ani de la data la care Persoana Vizată a încetat să mai fie membru al Asociației sau mai mult decât este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor legale ale Operatorului.
7. Securitatea Datelor
Asociația va implementa măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor personale ale Persoanei Vizate, pentru a preveni accesul neautorizat, distrugerea, pierderea sau alterarea acestora.
8. Modificări ale Acordului
Orice modificare a prezentului acord va fi adusă la cunoștința Persoanei Vizate prin intermediul unor notificări scrise, fie prin email, fie prin afișarea acestora la sediul Asociației.
9. Încheierea Acordului
Prezentul acord este valabil din momentul semnării sale de către ambele părți și rămâne în vigoare pe toată durata în care Persoana Vizată este membru al Asociației de Proprietari. Încheierea acordului nu va afecta prelucrarea datelor realizată până la acea dată.
Semnătura Părților:
Semnătura Persoanei Vizate: ______________________________
Semnătura Operatorului (Reprezentant Asociație): ______________________________
Data: ______________________________
Acesta este un model general de acord GDPR pentru asociațiile de proprietari. Este important ca acest acord să fie personalizat în funcție de specificul fiecărei asociații de proprietari și să fie revizuit periodic în conformitate cu reglementările aplicabile.